"우리 병원은 엑셀로 잘 관리하고 있는데요?"
잘 관리하고 있다고 느끼는 것과 실제로 안전한 것은 다릅니다. 아래 7가지 중 하나라도 해당되면, 엑셀 인사관리의 한계에 이미 부딪히고 있다는 신호입니다.
위험 신호 1. "최종_진짜최종_수정3.xlsx"
급여 파일이 여러 버전으로 존재합니다. 누가 마지막으로 수정했는지, 어느 것이 확정본인지 헷갈립니다. 두 명이 동시에 편집하면 한 쪽 작업이 덮어씌워지고, 복구할 방법이 없습니다.
리스크: 확정본이 아닌 파일로 급여를 지급하면 과지급이나 미지급이 발생합니다.
위험 신호 2. 수식 하나 건드렸더니 전체가 깨짐
셀 참조가 복잡하게 엮인 엑셀에서 행을 하나 삽입하거나 삭제하면, 연쇄적으로 수식이 깨집니다. 숨겨진 시트의 수식까지 영향을 받으면 어디서 틀어졌는지 찾는 데만 반나절이 걸립니다.
리스크: 4대보험 공제 수식이 깨져도 눈으로 발견하기 어렵습니다. 수개월 후 정산 때 발각됩니다.
위험 신호 3. 담당자가 바뀌면 아무도 모름
전임자가 만든 엑셀을 후임이 이해하지 못합니다. 매크로, 숨겨진 시트, 조건부 서식의 의도를 파악하려면 역설계를 해야 합니다. 인수인계 문서를 남겨도 "이 셀은 왜 이 수식이지?"라는 질문은 끊이지 않습니다.
리스크: 담당자 퇴사 = 인사 데이터 블랙아웃. 신규 담당자가 처음부터 다시 만드는 경우도 흔합니다.
위험 신호 4. 비밀번호가 "1234"
엑셀 파일에 주민등록번호, 급여, 계좌번호가 들어 있습니다. 비밀번호를 걸어도 엑셀 암호화는 전문 도구로 수 분 내에 해제됩니다. 파일이 USB, 이메일, 카카오톡으로 유통되면 통제가 불가능합니다.
리스크: 개인정보보호법 위반. 유출 시 과태료와 민사 소송이 따릅니다.
위험 신호 5. "이번 달 연차 며칠 남았어요?"에 30분
직원이 연차 잔여일을 물어보면 엑셀을 열어 해당 직원 행을 찾고, 사용 내역을 수동으로 합산합니다. 직원 20명이면 관리 가능하지만, 30명이 넘으면 이 질문 하나에 업무가 멈춥니다.
리스크: 연차 계산 오류 → 미사용 수당 과소 지급 → 노동청 신고.
위험 신호 6. 감사 요청에 3일
노동부 감사관이 "최근 2년간 급여 대장을 보여주세요"라고 합니다. 월별 엑셀 파일 24개를 찾아 열고, 형식을 통일하고, 빠진 달을 메꾸는 데 3일이 걸립니다.
리스크: 감사 대응 지연 자체가 시정명령 사유가 될 수 있습니다.
위험 신호 7. 급여일에 야근
매월 급여일 전 이틀은 야근이 기본입니다. 근태 데이터를 수집하고, 엑셀에 옮기고, 수당을 계산하고, 공제를 적용하고, 명세서를 만들고, 이체 파일을 생성합니다. 한 명이라도 틀리면 처음부터 다시.
리스크: 반복되는 야근은 담당자의 번아웃과 이직을 유발합니다. 새 담당자를 뽑으면 위험 신호 3으로 돌아갑니다.
체크리스트
위 7가지 중 3개 이상 해당된다면, 엑셀의 한계를 넘어선 것입니다. 다음 편에서 HR 시스템 도입 전 꼭 확인해야 할 5가지를 다룹니다.
다음 편: EP.02 HR 시스템, 도입 전에 꼭 확인할 5가지
VetMan HR은 위 7가지 위험 신호를 모두 해결하도록 설계되었습니다. 자세한 내용은 vetman.kr에서 확인하세요.