직원이 5명을 넘어서면, 미묘하지만 확실한 변화가 시작됩니다.
원장 혼자 모든 것을 파악하던 시대가 끝나갑니다. 수의사가 2~3명이 되고, 테크니션이 나뉘고, 접수와 행정이 분리되면서 "누가 무슨 일을 하는지"를 명확히 해야 할 필요가 생깁니다.
이 단계에서 가장 많이 듣는 말은 이것입니다. "예전엔 다 알아서 잘 돌아갔는데, 요즘은 뭔가 삐거덕거린다."
이 단계에서 나타나는 문제들
역할 경계의 모호함: "이건 내 일이 아닌데요"라는 말이 나오기 시작합니다. 3명일 때는 모두가 모든 일을 했지만, 7~8명이 되면 자연스럽게 "내 영역"이 생기고, 경계에 있는 업무를 서로 미루게 됩니다.
커뮤니케이션 복잡도 증가: 3명이면 소통 경로가 3개이지만, 8명이면 28개입니다. 모든 정보를 원장이 허브가 되어 전달하는 방식이 한계에 부딪힙니다.
공정성 이슈 시작: 직원이 서로를 비교하기 시작합니다. "나는 매일 야근하는데 저 사람은 정시 퇴근한다", "같은 일을 하는데 급여가 다르다" 같은 불만이 싹틉니다.
근로기준법 5인 이상 적용: 직원 5인 이상이 되면 근로기준법이 전면 적용됩니다. 해고 예고, 부당해고 구제, 연장근로 제한, 연차유급휴가 등이 모두 적용되므로, 법적 준수 사항이 대폭 늘어납니다.
이 단계에서 갖춰야 할 것
1. 역할과 책임의 문서화
각 직원이 무슨 일을 하는지, 누구에게 보고하는지를 정리하세요. 거창한 직무기술서가 아니어도 됩니다. A4 한 장에 이름, 직무, 주요 업무 3~5개만 적어도 충분합니다.
2. 기본적인 근태 관리
출퇴근 기록만 남기던 단계에서, 이제는 초과근무, 휴일근무, 연차 사용을 체계적으로 관리해야 합니다. 주 52시간 모니터링도 이 단계부터 필요합니다.
3. 연차 관리 체계
5인 이상이면 연차유급휴가가 법적으로 발생합니다. 직원별 입사일, 연차 발생일, 사용 내역, 잔여 일수를 정확히 관리해야 합니다.
4. 급여 체계의 명확화
"협의 후 결정"이 아니라, 직무별·경력별 급여 기준을 어느 정도 정해두세요. 완벽한 급여 테이블이 아니어도, 기준이 있다는 것 자체가 공정성 인식을 높입니다.
VetMan HR 활용법: 5~10인
이 단계에서 VetMan HR은 "원장의 머릿속에 있던 것을 시스템으로 꺼내는" 역할을 합니다.
역할별 접근 제어: 수의사, 테크니션, 행정 등 역할을 설정하면 각자에게 맞는 메뉴만 보임. "누가 뭘 하는지"가 시스템에 반영됨
근태 관리: 출퇴근 + 초과근무 + 주 52시간 자동 모니터링
연차 자동 계산: 입사일 기준 자동 발생·소멸. 직원이 직접 잔여 연차 확인 가능
직원 셀프서비스: 직원이 직접 휴가를 신청하면 원장/관리자가 승인. "원장님, 연차 며칠 남았어요?" 질문이 사라짐
엑셀에서 시스템으로 전환하기 가장 좋은 타이밍이 바로 이 단계입니다.
다음 편: EP.04 — 10~30인: 규칙 없으면 무너지는 시기