인사 문서 관리와 전자 서명 — 종이 없이 계약서 처리하기

근로계약서를 프린트하고, 서명 받고, 스캔하고, 보관하는 과정. VetMan HR에서는 이 모든 과정을 온라인에서 처리합니다. 템플릿 설계부터 문서 생성, 전자 서명 발송, 서명 완료 문서 보관까지 — 한 화면에서 끝납니다.

메뉴 경로: 좌측 사이드바 > '인사 문서'
대상: 대표, 인사담당자
예상 소요 시간: 약 15~20분

화면 구성 — 5개 탭

인사 문서 관리 페이지는 5개의 탭으로 구성되어 있습니다.

① 근로 탭: 근로계약서, 연봉계약서 등 근로 관련 문서를 생성·관리합니다.

② 보안 탭: 비밀유지서약서, 개인정보동의서 등 보안 관련 문서를 관리합니다.

③ 템플릿 관리 탭: 문서 서식(템플릿)을 만들고 편집합니다. AI가 기존 문서 파일을 분석하여 자동으로 템플릿을 변환해주는 마법사 기능을 제공합니다.

④ 전자서명 문서함: 서명 요청이 발송된 문서부터 서명 완료된 문서까지 모두 관리합니다.

⑤ 발송 이력: 이메일 발송·수신·열람 여부를 추적합니다.

템플릿 관리 — AI 마법사로 기존 문서 변환

AI 자동 변환 (마법사)

기존에 사용하던 근로계약서 파일(PDF, DOCX, 이미지)을 업로드하면, AI가 문서 구조를 분석하여 자동으로 VetMan HR 템플릿으로 변환합니다.

1. '+ 새 템플릿 만들기' > '파일 업로드로 자동 변환' 선택

2. 파일을 드래그 앤 드롭하거나 '파일 선택' 버튼으로 업로드 (지원 형식: PNG, JPEG, WebP, PDF, DOCX, 최대 20MB)

3. AI가 문서 구조를 분석합니다. 진행 상황이 단계별로 표시됩니다 (파일 읽기 → 구조 분석 → 서식 추출 → 필드 생성 → HTML 변환 → 마무리)

4. 변환이 완료되면 자동으로 템플릿 편집기가 열립니다

💡 AI는 성명, 생년월일, 입사일, 연봉, 직책, 병원명, 대표자명, 주소 등 30여 개의 표준 필드를 자동으로 인식해 {{필드명}} 형태의 편집 가능한 플레이스홀더로 삽입합니다.

템플릿 편집기

리치 텍스트 편집기(TipTap)로 서식, 테이블, 이미지를 자유롭게 구성합니다. '필드 삽입' 팔레트에서 원하는 필드를 클릭하면 커서 위치에 플레이스홀더가 삽입됩니다. '직원 서명란'과 '법인 직인란'을 추가하고 드래그로 원하는 위치에 배치합니다.

💡 상단의 '편집' ↔ '미리보기' 토글로 실제 출력 모양을 수시로 확인하세요.

근로 문서 생성 — 단계별 가이드

1단계: 문서 종류 선택

'근로' 탭의 '+ 문서 생성' 버튼을 누르면 종류 선택 다이얼로그가 열립니다.

• 근로계약서 (정규직 / 계약직 / 정규직 포괄)

• 연봉계약서 (일반 / 포괄)

• 커스텀 템플릿 ('템플릿 관리'에서 만든 사용자 정의 양식)

2단계: 문서 편집기에서 작성

전체 화면 편집기가 열립니다. 상단 바의 주요 버튼:

직원 선택: 계약 대상 직원을 검색·선택하면 이름, 생년월일, 직책, 병원명, 대표자명, 주소가 자동으로 채워집니다.

인사기록 카드 참고: 선택한 직원의 인사기록 상세 정보를 우측 사이드 패널로 열어, 연봉·근무시간·근무유형을 참고하며 계약서를 작성할 수 있습니다.

직접입력 추가: 템플릿에 없는 항목을 문서 위에 자유 위치 텍스트 필드로 추가합니다.

임시저장 / 저장하기: 임시저장은 '작성중' 상태로 보관, '저장하기'는 '완료' 상태로 확정합니다.

작성 절차 (권장 순서)

1. '직원 선택'에서 계약 대상 직원을 선택 → 기본 필드 자동 채움

2. '인사기록 카드 참고'를 켜고 연봉·근무시간·근무유형 확인

3. '서식 편집' 모드에서 노란색 플레이스홀더를 클릭해 나머지 값(연봉, 담당 업무, 근무시간 등) 입력

4. 필요한 특수 조항이 있으면 '직접입력 추가'로 텍스트 박스 추가

5. '미리보기'로 전환해 최종 모양 확인. 서명란과 직인 위치 확인

6. '저장하기'로 '완료' 상태 확정

7. 근로 탭으로 돌아가 해당 문서를 선택 → '서명 요청 발송' → 직원 이메일로 전자서명 링크 전송

서명·직인 동작 방식

병원 직인 (자동): 문서 하단 '사용자(갑)' 영역에 '병원 기본 정보 > 직인 관리'에서 기본으로 설정한 직인이 자동 날인됩니다.

직원 서명 (원격): 서명 요청을 보내면 직원이 메일 링크에서 서명 패드로 직접 그려 넣습니다. 서명이 완료되면 문서함에 서명 포함 상태로 자동 보관됩니다.

법인별 직인: '소속 법인 관리'에서 법인별 직인을 등록한 경우, 직원의 소속 법인에 해당하는 직인이 자동 사용됩니다.

⚠️ 서명이 완료된 이후에는 문서를 수정할 수 없습니다 (수정 시 위변조로 감지됨). 서명 요청 전에 반드시 미리보기를 확인하세요.

전자서명 문서함

서명 요청이 발송된 문서부터 서명 완료 문서까지 모두 이 탭에 쌓입니다.

상태 배지: 대기(서명 안 함) / 서명 완료 / 만료(기한 내 서명 안 함) / 취소

위변조 감지: 서명 완료 문서는 저장 시점의 해시값과 주기적으로 비교되어, 내용 변경이 감지되면 경고 배지가 표시됩니다.

자동 인사기록 연동: 서명 완료된 문서는 자동으로 해당 직원의 인사기록 '계약서' 탭에 첨부됩니다. 별도 수동 작업이 필요 없습니다.

발송 이력

이메일 발송·수신·열람 여부를 추적합니다. 발송 일시, 수신자, 문서 종류, 전송 상태(성공/실패/반송), 열람 여부를 확인할 수 있습니다.

⚠️ 이메일 주소 오타나 스팸 차단으로 발송이 실패할 수 있습니다. '실패' 상태인 항목은 직원 이메일 주소를 '계정관리'에서 확인·수정한 뒤 재발송하세요.

자주 묻는 질문

Q. 전자 서명이 법적 효력이 있나요? → 네. 전자서명법에 따라 서면 서명과 동등한 법적 효력을 가집니다. VetMan HR은 서명 시각, IP, 브라우저 정보를 감사 증적으로 기록하고 해시값으로 위변조를 방지합니다.

Q. 직원이 서명 링크를 못 받았어요. → ① '발송 이력'에서 전송 상태 확인 → ② 실패면 이메일 주소 수정 후 재발송 → ③ 성공인데 못 받았으면 스팸함 확인 요청 → ④ 그래도 안 되면 '전자서명 문서함'에서 서명 링크를 직접 복사해 전달

Q. 서명한 문서를 수정할 수 있나요? → 아닙니다. 내용을 변경해야 한다면 기존 문서는 보존하고, 새 문서(변경 통지서나 개정 계약서)를 추가로 발송하세요.

다음 편: 복리후생 관리 — AI 인사이트로 복지 현황 분석하기

💡 더 자세한 조작 방법은 VetMan HR 내 가이드에서 확인하세요.