인사 기록 관리 — 직원 정보를 체계적으로 쌓는 법

인사 기록 관리는 VetMan HR에서 가장 중요한 화면입니다. 여기에 등록되지 않은 직원은 급여 정산, 근태 기록, 인사평가를 받을 수 없습니다. 반대로 여기에 제대로 등록해 두면 나머지 기능은 대부분 자동으로 연동됩니다.

메뉴 경로: 좌측 사이드바 > '인사 정보' > '인사 기록 관리'
대상: 대표, 관리자
예상 소요 시간: 1명당 약 15~20분 (엑셀 일괄 등록 시 30~60분)

이 화면이 다른 기능에 미치는 영향

화면 구성

상단 액션 바

검색: 직원 이름이나 이메일로 빠르게 검색합니다.

필터: 직군, 직종, 직무, 직급, 직책, 소속(부서), 재직 상태, 고용형태, 근무유형, 근무운영유형, 근무 시간대, 소정근로시간, 겸직 여부, 성별, 결혼 여부 등 20여 가지 조건으로 필터링할 수 있습니다.

테이블 보기 설정: 테이블에 표시할 컬럼을 선택하고, 고정 컬럼을 지정할 수 있습니다.

템플릿: 일괄 업로드용 엑셀 템플릿을 다운로드합니다.

일괄 업로드: 엑셀 파일로 여러 직원 정보를 한 번에 등록하거나 수정합니다.

다운로드: 현재 필터/선택된 직원 목록을 엑셀 파일로 내보냅니다.

직원 테이블

모든 직원이 테이블 형태로 나열됩니다. 각 컬럼 헤더를 클릭하면 정렬, 헤더 아래 입력란에서 컬럼별 필터링이 가능합니다. 좌측 체크박스로 직원을 선택하면 일괄 삭제 등 배치 작업을 수행할 수 있습니다.

직원 이름을 클릭하면 상세 다이얼로그가 열립니다.

인사기록 상세 다이얼로그 — 8개 탭

테이블에서 직원 이름을 클릭하면 화면 우측에서 슬라이드로 상세 다이얼로그가 열립니다. 8개 탭에 걸쳐 해당 직원의 모든 인사정보를 확인하고 수정할 수 있습니다.

상단 헤더 영역

• 프로필: 직원의 이름, 직책, 소속 조직이 헤더에 표시됩니다

• 인사기록카드 다운로드: 해당 직원의 인사기록카드를 PDF로 다운로드

• 변동 내역: 인사정보의 모든 변경 이력을 시간순으로 확인. 누가, 언제, 어떤 필드를 어떤 값으로 바꿨는지 추적

• 자동 저장: 우측 상단 토글을 켜면 필드 수정 즉시 자동 저장. 끄면 수동으로 저장 버튼 클릭 필요

• 댓글: 우측 댓글 패널에서 해당 직원에 대한 메모나 인수인계 사항을 남길 수 있음. 직원 본인에게는 보이지 않음

① 기본 정보 탭

직원의 개인 정보를 관리합니다. 사번, 이름, 주민등록번호, 생년월일, 휴대전화번호, 이메일, 주소, 비상 연락처가 표시됩니다. 하단의 추가 정보 섹션에서 결혼여부, 부양가족, 장애·보훈 여부, 학력, 자격증, 입사 전 경력 등을 입력할 수 있습니다.

② 고용 정보 탭

직원의 고용 관계에 관한 모든 정보를 관리합니다. 세 개의 섹션으로 구성됩니다.

입사·계약 정보: 입사일, 고용형태, 근로기준 적용, 계약기간, 재직상태, 4대보험 가입 여부, 퇴직일·사유

조직·역할 정보: 직군, 직종, 직무, 직급, 직책, 소속(부서), 겸직 소속

근무 기준 정보: 근무유형, 운영유형, 근무 시간대, 주 소정근로시간

⚠️ 이 값들이 근태 관리와 급여 정산의 기준이 됩니다. 정확하게 입력하세요.

③ 급여 탭

급여 지급 정보(은행명, 계좌번호, 예금주)를 입력하고, 급여 체계에서 정의한 급여 그룹을 선택하면 해당 그룹의 지급 항목과 공제 항목이 자동으로 로드됩니다. 연봉 히스토리 섹션에서 연봉 인상 이력을 관리하고, 임금 계약 정보에서 포괄임금 초과근무시간 등을 저장합니다. 가족 정보 섹션에서 소득공제용 가족 구성원도 함께 관리합니다.

④ 휴가/복리후생 탭

연차 현황(부여/사용/잔여)과 휴가 사용 내역을 확인합니다. 입사일이 입력되어 있어야 연차가 자동 계산됩니다. 복리후생 적용 내역 섹션에서 해당 직원에게 적용되는 복지 항목(식대, 교통비/주차, 교육비, 건강검진 등)을 관리합니다.

⑤ 교육 탭

해당 직원의 교육 이수 이력을 관리합니다. 상단에 총 교육 건수, 이수 완료, 총 이수 시간, 이수율 통계가 표시되고, 하단에 상세 이력이 나열됩니다. '교육 이력' 메뉴에서 교육 이수가 기록되면 이 탭에 자동 반영됩니다.

⑥ 평가 탭

해당 직원의 다면평가 이력과 결과를 확인합니다. 평가 결과는 읽기 전용이며, '다면평가' 메뉴에서 평가가 진행되면 자동 누적됩니다. 하단의 '평가 관련 직접 업로드' 영역에서 과거 외부 평가 자료나 피드백 문서를 수동으로 첨부할 수 있습니다.

⑦ 문서·증명서 탭

해당 직원과 관련된 각종 문서와 증명서를 관리합니다. '인사 문서 관리'에서 발급하거나 '증명서' 메뉴에서 발급한 재직증명서, 경력증명서, 휴직신청서 등이 자동으로 누적됩니다. 하단에서 과거 종이 문서를 스캔해 첨부하거나 외부 문서를 보관할 수 있습니다.

⑧ 계약서 탭

근로계약서, 연봉계약서, 보안서약서 등 전자서명이 완료된 계약서가 모이는 곳입니다. '인사 문서 관리'에서 전자서명으로 발송한 계약서를 직원이 서명하면 자동 저장됩니다. 과거 종이 계약서는 직접 업로드 영역에서 첨부할 수 있습니다.

💡 각 탭과 필드의 표시 여부는 '인사정보 열람/수정 권한' 설정에 의해 결정됩니다. 권한이 '숨김'으로 설정된 필드는 다이얼로그에 아예 나타나지 않습니다.

직원 신규 등록

1. 우측 상단 '+ 신규 인사 기록 등록' 버튼을 클릭합니다

2. 빈 상세 다이얼로그가 열립니다. '기본 정보' 탭부터 순서대로 입력합니다

3. 기본 정보: 이름, 주민등록번호(또는 생년월일), 휴대전화번호, 이메일, 주소

4. 고용 정보: 입사일, 고용형태, 직군/직종/직급/직책, 소속(부서), 근무유형, 소정근로시간

5. 급여: 급여 그룹을 선택하면 지급·공제 항목이 자동 로드. 급여 지급 계좌 입력

6. 나머지 탭(휴가, 교육, 문서 등)은 필요에 따라 추가 입력

7. 자동 저장이 켜져 있으면 각 필드 입력 즉시 저장. 꺼져 있다면 저장 버튼 클릭

⚠️ 급여 정산을 위한 필수 입력: 최소한 이름, 입사일, 고용형태, 근무유형, 소정근로시간, 급여 그룹이 입력되어야 합니다. 이 값이 없으면 급여 정산 시 누락되거나 오류가 발생합니다.

💡 계정과 인사기록 연동: 회원가입한 직원의 계정과 인사기록을 연결할 수 있습니다. 연결하면 직원이 직원 화면에서 본인의 인사정보를 확인하고, 급여명세서·증명서 발급 등이 가능해집니다.

일괄 업로드 (엑셀)

여러 직원의 인사정보를 엑셀 파일로 한 번에 등록하거나 수정할 수 있습니다.

1. 상단 '템플릿' 버튼으로 엑셀 템플릿 다운로드

2. 템플릿에 직원 정보 입력 (각 컬럼 형식 예시 참고)

3. '일괄 업로드' 버튼으로 작성한 엑셀 파일 선택

4. 업로드 모드 선택:

   • 신규 인원 등록: 기존에 없는 직원만 등록. 이름이 겹치면 건너뜀

   • 기존 인원 정보 수정: 이미 등록된 직원 정보를 엑셀 값으로 덮어쓰기

   • 신규 + 수정 동시: 가장 범용적인 모드

5. 업로드 결과 확인, 직원별 데이터 정확성 검증

⚠️ 일괄 업로드 후에는 급여 그룹, 근무유형, 소속 등이 정확하게 매핑됐는지 반드시 확인하세요. 특히 드롭다운 값(직군, 직종 등)은 '인사 정책/규정 관리'에서 미리 등록된 값과 정확히 일치해야 합니다.

퇴사 처리

1. 직원 상세 다이얼로그에서 고용 정보 탭으로 이동

2. 재직 상태를 '퇴사'로 변경

3. 퇴직일과 퇴직 사유를 입력

4. 저장하면 자동으로 퇴직소득 정산 대상이 되며, 급여 > '퇴직소득' 메뉴에서 퇴직금을 정산할 수 있음

5. 퇴사한 직원은 기본 테이블에서 숨겨지지만, 필터에서 재직 상태를 '퇴사'로 선택하면 언제든 조회 가능

💡 퇴사 처리를 해도 인사 기록은 삭제되지 않습니다. 법정 보존 기간(근로기준법상 3년)과 감사를 위해 원본 데이터가 영구 보존됩니다. 퇴사자의 과거 급여명세서, 근태 기록, 평가 결과도 모두 유지됩니다.

정보 수정과 변경 이력

직원의 모든 필드는 수정 시 자동으로 '변동 내역'에 기록됩니다. 언제, 누가, 어떤 필드를 어떤 값에서 어떤 값으로 바꿨는지 감사(audit) 목적으로 추적됩니다. 급여 변경, 직책 변경 등은 근로 계약 변경의 근거가 되며, 노동부 감사나 내부 감사 시 증빙 자료로 활용할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

Q. 인사기록과 계정의 차이는?
→ 계정은 '로그인할 수 있는 사용자'이고, 인사기록은 '인사 관리 대상인 직원의 상세 데이터'입니다. 계정이 없어도 인사기록은 등록할 수 있습니다(예: 아직 가입하지 않은 신규 입사자).

Q. 필드가 회색으로 수정이 안 돼요.
→ '인사정보 열람/수정 권한'에서 해당 필드가 '열람' 또는 '숨김'으로 설정되어 있을 수 있습니다. 대표나 권한관리 위임을 받은 관리자에게 수정 권한을 요청하세요.

Q. 삭제한 인사기록은 복구할 수 있나요?
→ 아닙니다. 삭제는 되돌릴 수 없으며, 해당 직원의 모든 데이터(급여, 근태, 평가 포함)가 함께 제거됩니다. 퇴사자의 경우 삭제 대신 '퇴사 처리'를 사용하세요.

Q. 급여 그룹 선택지가 비어있어요.
→ '인사 정책/규정 관리'에서 급여 체계를 먼저 설정해야 합니다. 급여 그룹, 지급 항목, 공제 항목이 정의되어 있어야 인사기록의 급여 탭에서 선택할 수 있습니다.

다음 편: 인사 문서 관리와 전자 서명 — 종이 없이 계약서 처리하기

💡 더 자세한 조작 방법은 VetMan HR 내 가이드에서 확인하세요. 로그인 후 가이드 > 인사(HR) > 인사 기록 관리 항목을 참고하세요.